No Sistema de Registro de Preços, o órgão faz uma licitação (pregão ou concorrência) ou uma contratação direta para registrar preços de produtos ou serviços que vai comprar aos poucos, conforme a necessidade (art. 6º, XLV). O resultado é a ata de registro de preços.
O que é a ata
É o documento em que ficam registrados o objeto, os preços, os fornecedores, os órgãos participantes e as condições (art. 6º, XLVI). Para o fornecedor, é um compromisso: durante a vigência, ele precisa entregar pelo preço registrado sempre que o órgão pedir.
Vigência e prorrogação
A ata vale por 1 ano e pode ser prorrogada por igual período, se ficar comprovado que o preço continua vantajoso (art. 84). Os contratos assinados a partir da ata têm a vigência que a própria ata definir.
O órgão não é obrigado a comprar
A existência de preço registrado não obriga a Administração a contratar, e ela pode até fazer outra licitação para o mesmo item, se motivar (art. 83). Por isso, quem vende por ata deve planejar o estoque com cuidado: a quantidade da ata é uma estimativa, não uma encomenda garantida.
Adesão (a “carona”)
Órgãos que não participaram da licitação podem aderir à ata, como não participantes, se justificarem a vantagem, demonstrarem que o preço está de acordo com o mercado e tiverem a aceitação do órgão gerenciador e do fornecedor (art. 86, § 2º). Há limites:
- cada órgão que adere pode comprar até 50% dos quantitativos registrados para o gerenciador e os participantes (art. 86, § 4º);
- somadas, as adesões não podem passar do dobro do quantitativo de cada item (art. 86, § 5º);
- órgãos federais não podem aderir a atas de estados, do Distrito Federal ou de municípios (art. 86, § 8º).
Para o fornecedor, a adesão é uma oportunidade de vender mais com a mesma licitação — mas ele pode recusar, porque a lei exige a sua aceitação.
Como encontrar e acompanhar atas
As atas de registro de preços também são publicadas no PNCP (art. 174, § 2º, IV). Os editais de registro de preços aparecem na busca de licitações como pregão ou concorrência; o edital informa que se trata de SRP. Ao montar a proposta para uma ata, considere a validade de 1 ano e possíveis prorrogações no preço — o modelo de proposta ajuda a organizar os itens.